Slimmer werken met Calendly Workflows

Handmatig herinneringen aanpassen per afspraaktype kost onnodig veel tijd en leidt al snel tot inconsistente communicatie.

Met Calendly Workflows beheer je herinneringen en opvolgberichten centraal, zodat je slimmer werkt en elke afspraak dezelfde professionele ervaring biedt.

Let op: Workflows zijn beschikbaar in een betaald Calendly-account.

In deze video laat ik je zien hoe workflows werken, wanneer je ze inzet en waarom ze zoveel meer flexibiliteit bieden dan losse instellingen per afspraaktype.

Wat zijn Workflows in Calendly?

Workflows zijn vooraf ingestelde automatiseringen die je kunt koppelen aan één of meerdere afspraaktypen. Denk aan:

• E-mail- of sms-herinneringen
• Opvolg-e-mails na een afspraak
• Berichten vóór, tijdens of na een afspraak

Het grote voordeel: je stelt een bericht één keer in en gebruikt het vervolgens op meerdere plekken.

Waarom workflows slimmer zijn dan losse herinneringen

Bij een individueel afspraaktype kun je meerdere herinneringen instellen, bijvoorbeeld:

• 24 uur van tevoren
• 15 minuten van tevoren

Maar de tekst van die herinneringen is dan hetzelfde. Je kunt geen onderscheid maken tussen:

• “Morgen zien we elkaar”
• “Tot zo meteen”

Met workflows los je dit op. Je bepaalt per tijdstip welk bericht wordt verstuurd, met een tekst die past bij dat moment.

Zo communiceer je niet alleen consistenter, maar ook relevanter voor de ontvanger.

Praktisch voorbeeld

Stel dat je vaak intake- of kennismakingsgesprekken voert.

Met workflows kun je bijvoorbeeld:

• 24 uur vooraf een duidelijke voorbereiding sturen
• 15 minuten vooraf een korte, vriendelijke herinnering
• na afloop automatisch aanvullende informatie delen

En voer je later een wijziging door? Dan pas je dit op één plek aan, in plaats van bij elk afzonderlijk afspraaktype.

Voorkom dubbele meldingen

Gebruik je workflows? Zet dan de standaard herinneringen binnen je event types uit.

Doe je dit niet, dan worden er dubbele meldingen verstuurd. Workflows vervangen in dat geval de losse herinneringsinstellingen.

Workflows doen precies wat ze moeten doen

Calendly Workflows zijn ontworpen om communicatie rondom afspraken te automatiseren, niet meer en niet minder.

Juist die focus maakt ze zo effectief: je werkt consistenter, bespaart tijd en houdt controle over je communicatie, zonder onnodige complexiteit.

Klaar om slimmer te werken met je planning en systemen?

1. Bekijk meer gratis video’s en artikelen over Calendly en ontdek hoe je je afspraken en processen overzichtelijk inricht.
2. Wil je Calendly strategisch inzetten? Ontdek mijn complete Calendly-cursus en leer hoe je je planning schaalbaar en efficiënt organiseert.
3. Wil je breder slimmer werken? Plan een gratis strategiegesprek en ontdek hoe ik je help om processen, systemen en data logisch op elkaar af te stemmen.