Problemen met beschikbaarheid oplossen in Calendly

Het komt vroeg of laat een keer voor: in je eigen agenda lijk je beschikbaar, maar Calendly geeft aan dat er geen afspraak geboekt kan worden. Dat is verwarrend, zowel voor jou als voor de mensen die een afspraak met je willen plannen.

In deze video laat ik je zien hoe je de oorzaak van dit soort beschikbaarheidsproblemen kunt vinden en oplossen, zodat je weer grip krijgt op je planning.

Waarom klopt je beschikbaarheid niet?

Wanneer Calendly aangeeft dat je niet beschikbaar bent, is dat meestal geen fout, maar het gevolg van een instelling. Calendly kijkt namelijk niet alleen naar je agenda, maar ook naar andere factoren, zoals:

• Ingestelde beschikbaarheid per afspraaktype
• Buffertijd vóór of na afspraken
• Overlap met bestaande afspraken
• Meerdere gekoppelde agenda’s
• Werk- en rusttijden

Eén van deze instellingen kan ervoor zorgen dat een tijdslot automatisch wordt geblokkeerd.

Gebruik de troubleshoot-functie in Calendly

Om snel te achterhalen waar het probleem zit, kun je gebruikmaken van de troubleshoot-functie in Calendly. Deze functie laat precies zien waarom een bepaald tijdstip niet beschikbaar is.

Je ziet bijvoorbeeld:

• Of buffertijd een tijdslot blokkeert
• Of er een conflict is met een andere afspraak
• Welke agenda of instelling de blokkade veroorzaakt

Zo hoef je niet meer te gokken of alles handmatig na te lopen.

Buffertijd: de meest voorkomende oorzaak

In de praktijk blijkt buffertijd vaak de reden dat een afspraak niet geboekt kan worden. Buffertijd zorgt ervoor dat er automatisch ruimte wordt vrijgehouden vóór of na een afspraak, zodat je voldoende tijd hebt om voor te bereiden of af te ronden.

Dat is handig, maar kan ook onbedoeld te veel tijd blokkeren, vooral als:

• Buffertijd te ruim staat ingesteld
• Meerdere afspraken dicht op elkaar gepland worden
• Je verschillende afspraaktypen gebruikt

In de video laat ik je zien hoe je controleert of buffertijd de oorzaak is en hoe je dit kunt aanpassen.

Hoe voorkom je problemen met je beschikbaarheid?

Wil je dit soort verwarring in de toekomst voorkomen? Dan helpen deze tips:

• Controleer je beschikbaarheid per afspraaktype
• Gebruik buffertijd bewust en niet te ruim
• Koppel alleen agenda’s die echt nodig zijn
• Gebruik de troubleshoot-functie bij twijfel

Zo houd je controle over je tijd én blijft je planning duidelijk voor anderen.

Klaar om slimmer te werken met je planning en systemen?

1. Bekijk meer gratis video’s en artikelen over Calendly en ontdek hoe je je afspraken en processen overzichtelijk inricht.
2. Wil je Calendly strategisch inzetten? Ontdek mijn complete Calendly-cursus en leer hoe je je planning schaalbaar en efficiënt organiseert.
3. Wil je breder slimmer werken? Plan een gratis strategiegesprek en ontdek hoe ik je help om processen, systemen en data logisch op elkaar af te stemmen.