Automatiseer je bedrijf in 4 eenvoudige stappen

Herken je dat gevoel dat de dagelijkse taken zich eindeloos blijven opstapelen? Van e-mails beantwoorden tot afspraken plannen, klanten verwelkomen en facturen maken. Gelukkig bieden slimme tools mogelijkheden voor automatisering, waardoor je meer tijd overhoudt voor een betere privé/werk balans. Maar hoe pak je dit aan?

In dit artikel deel ik vier eenvoudige stappen om je te helpen je taken en processen te automatiseren, zodat je tijd kunt vrijmaken voor de dingen die er werkelijk toe doen.

Stap 1: Kijk hoe je nu werkt

Voordat je aan de slag gaat met automatiseren, is het belangrijk om je huidige werkprocessen goed te bekijken. Zoek naar taken die veel tijd kosten en nog steeds handmatig worden gedaan.

Dit kunnen taken zijn zoals:

• Het beheren van nieuwe potentiële klanten die binnenkomen via je website, sociale media of andere kanalen.
• Het handmatig plannen van afspraken met klanten of teamleden, waarbij je heen en weer moet e-mailen om een geschikte tijd te vinden.
• Het bijwerken van klantgegevens in je CRM-systeem na elke interactie om ervoor te zorgen dat je informatie up-to-date blijft.
• Het handmatig versturen van gepersonaliseerde welkomstmails naar nieuwe klanten om hen te bedanken voor hun aankoop of inschrijving.
• Het beheren van abonnementen of lidmaatschappen van klanten, inclusief het handmatig vernieuwen of annuleren van deze abonnementen.
• Het kopiëren van gegevens tussen verschillende softwaretools om ervoor te zorgen dat informatie consistent blijft in al je systemen.
• Het handmatig maken en versturen van facturen naar klanten, inclusief het sturen van herinneringen voor openstaande betalingen.

Stap 2: Standaardiseer je processen

Voordat je begint met automatiseren, is het belangrijk om je werkprocessen te vereenvoudigen en te standaardiseren. Dit houdt in dat je kijkt naar de taken die je vaak doet en bedenkt hoe je ze telkens op dezelfde manier kunt uitvoeren, om zo fouten te minimaliseren.

Bijvoorbeeld, als je vaak offertes verstuurt, maak dan een sjabloon die je voor elke nieuwe offerte kunt gebruiken. Zo bespaar je tijd en zijn al je offertes hetzelfde.

Ook handig is het opstellen van standaardwelkomst-e-mails die je naar nieuwe klanten stuurt. Zo ontvangt elke klant dezelfde belangrijke informatie en vergeet je niets.

Door je werk te standaardiseren, maak je minder fouten en wordt automatiseren een stuk eenvoudiger.

Stap 3: Voeg automatiseringen toe

Nu je taken zijn vereenvoudigd en gestandaardiseerd, is het tijd om te automatiseren. Dit betekent dat je slimme tools gebruikt om herhalende taken te automatiseren, zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is.

Begin met het opnieuw bekijken van je processen en selecteer de taken die het meest geschikt zijn voor automatisering. Denk bijvoorbeeld aan het opvolgen van leads via e-mails of het verzamelen van klantenfeedback.

Voorbeelden van enkele van mijn favoriete tools zijn:

• ActiveCampaign: Een platform voor e-mailmarketing, klantrelatiebeheer en automatisering van marketingcampagnes.
• Calendly: Een online afspraakplanner waarmee klanten zelf afspraken kunnen inplannen op beschikbare tijden in je agenda.
• Huddle: Een tool voor het maken en verkopen van jouw online cursussen, coaching en lidmaatschappen, met een geïntegreerde online community.
• Make: Een tool voor het maken van geautomatiseerde workflows, waardoor je efficiënter kunt werken en processen kunt stroomlijnen.
• Moneybird: Een online boekhoudsoftwarepakket voor het opstellen en versturen van offertes en facturen, het beheren van herinneringen en abonnementen.
• Pipedrive: Een CRM-tool voor het beheren van verkoopactiviteiten, het volgen van leads en het beheren van pijplijnen.
• Plug&Pay: Een platform voor het creëren van betaalpagina's en het automatiseren van betalingen voor producten en diensten.

Zorg ervoor dat je de juiste automatiseringstools kiest die passen bij jouw behoeften en processen. Met deze tools kun je terugkerende taken verminderen, fouten minimaliseren en efficiënter werken.

Stap 4: Blijf verbeteren

Het implementeren van automatisering is pas het begin. Blijf flexibel en blijf je processen regelmatig herzien om verdere verbeteringen te ontdekken. Door voortdurend te evalueren en te optimaliseren, blijft je bedrijf efficiënt werken en kan het blijven groeien.

Conclusie

Wil je ontdekken hoe automatisering jou meer vrijheid kan geven en een betere balans kan brengen tussen werk en privé?

Bekijk de gratis artikelen en video's, interactieve cursussen, of laten we persoonlijk kennismaken.