Afspraken opvolgen met automatische e-mails in Calendly

Na een afspraak wil je vaak dezelfde informatie delen, zoals vervolgstappen, links of praktische uitleg. Door dit automatisch te doen, ontvangt iedereen deze informatie op het juiste moment, zonder dat je iets hoeft te onthouden of handmatig hoeft na te sturen.

Calendly opvolg-e-mails zijn automatische berichten die na een afspraak worden verstuurd. Zo krijgt je klant snel duidelijkheid en blijft de communicatie consistent na elke afspraak.

In deze video laat ik je zien hoe je opvolg-e-mails instelt en slim gebruikt binnen Calendly.

Wanneer zijn automatische opvolg-e-mails het meest geschikt?

Automatische opvolg-e-mails werken vooral goed bij afspraken die grotendeels hetzelfde verlopen, zoals:

• Verkoop- of kennismakingsgesprekken
• Intakegesprekken
• Klant-onboarding of uitlegafspraken

Bij dit soort gesprekken bespreek je vaak vergelijkbare onderwerpen en vervolgstappen. Juist dan is het waardevol dat je na elk gesprek dezelfde heldere informatie deelt.

Waarom dit waardevol is voor je klant

Ook als een opvolg-e-mail niet volledig persoonlijk is, kan deze veel waarde bieden. Door na een afspraak automatisch een e-mail te sturen:

• Ontvangt je klant direct relevante informatie
• Zijn vervolgstappen duidelijk vastgelegd
• Weet je klant wat hij of zij kan verwachten
• Ontstaat er rust en duidelijkheid na het gesprek

Voor de klant voelt dit als zorgvuldige nazorg: alles wat nodig is, komt netjes en op tijd binnen.

Hoe werken automatische opvolg-e-mails in Calendly?

Binnen Calendly kun je per afspraaktype instellen of er een opvolg-e-mail wordt verstuurd en wanneer dat gebeurt. Bijvoorbeeld:

• Direct na afloop van de afspraak
• Enkele minuten na het gesprek
• Op een zelfgekozen moment na de afspraak

Je stelt de inhoud vooraf één keer in. Deze e-mail wordt vervolgens automatisch verzonden na elke afspraak van dat type.

Is een afspraak niet doorgegaan? Dan kun je de opvolg-e-mail handmatig annuleren of de afspraak markeren als no-show. De genodigde kan zich ook afmelden voor automatische e-mails, waardoor de opvolg-e-mail niet wordt verzonden.

Tips om automatische opvolg-e-mails zo menselijk mogelijk te houden

Hoewel de inhoud vooraf vaststaat, kun je de e-mail wel zo prettig en zorgvuldig mogelijk formuleren:

• Schrijf in een vriendelijke en heldere toon
• Houd de inhoud praktisch en overzichtelijk
• Vermijd te specifieke verwijzingen naar het gesprek
• Kondig tijdens het gesprek aan dat je na afloop een e-mail stuurt met de belangrijkste informatie en vervolgstappen

Zo voelt de e-mail niet als een standaardbericht, maar als een logische en professionele afronding van de afspraak.

Klaar om slimmer te plannen?

1. Bekijk meer gratis video’s en artikelen over Calendly met slimme strategieën en praktische voorbeelden.
2. Wil je écht alles uit Calendly halen? Ontdek mijn complete Calendly-cursus en leer hoe je je afspraken automatiseert, je agenda optimaliseert en structureel tijd bespaart.
3. Wil je persoonlijke hulp? Plan een gratis strategiegesprek en ontdek hoe ik je help om jouw planning en processen slimmer in te richten.